что сделать сразу (ответчик)

 В адрес вашей организации поступила претензия - не стоит спешить писать ответ с объяснениями почему вы не признаете наличие долга, напротив,  необходимо "включить режим полного молчания", ни один документ (ответное письмо, акт сверки, гарантийное письмо и т.п.) не должен утечь в адрес вашего потенциального истца, в противном случае все, что вы сделаете,  в дальнейшем может быть использовано в суде.

Что же сделать в первую очередь? - изучить имеющуюся в вашем распоряжении первичную документацию с юридической точки зрения с участием специалиста и  оценить сильные и слабые стороны позиции контрагента. После проведенного анализа  можно вести переговоры не вступая в переписку -  построенные на доказательствах аргументированные возражения часто приводят у отмене планов по обращению в суд из-за необоснованности либо недоказуемости исковых требований.