что сделать сразу

   Если вашей организации задолжал контрагент не стоит спешить писать в его адрес "грозные" письма с требованием погасить задолженность и говорить возможном обращении в суд.
   Как показывает наша практика в подавляющем большинстве случаев первичная бухгалтерская документация, которая является основой для написания иска, имеет дефекты составления. Например: в накладной расписался складской работник - доверенности на получение товара нет, или в акте КС-2 отсутствует подпись директора - расписался прораб или зам - такие доказательства судом не принимаются и в иске может быть отказано.
   В такой ситуации необходимо восполнить недостатки в доказательствах, что может быть сделано составлением правильных актов сверок, гарантийных писем, получением доверенностей, проведением зачетов, чему препятствуют ранее высланные "грозные" письма, заставляющие контрагента с большей настороженностью относится к вашим действиям и не допускать необдуманных шагов.

     Что же сделать в первую очередь? - Необходимо собрать всю имеющуюся первичную документацию по контрагенту и оценить ее с юридической точки зрения.
   При наличии дефектов в документах -  осуществить действия по восполнению недостатков в доказательственной базе с участием контрагента: составить зачет, акт сверки, гарантийное письмо, вступить в переписку с целью получения ответных, подтверждающих наличие долга, писем.   Не редко  уже на этой стадии происходит частичное  погашение задолженности (что свидетельствует о признании долга и может помочь в суде в дальнейшем).  
   После готовности к предъявлению иска можно уже и написать претензию с подробным описанием негативных последствий (возложение судебных издержек, обеспечительные меры с арестом расчетных счетов, подача одновременно с иском заявления о признании должника банкротом). В случае, если претензия не возымеет действия можно обращаться в суд.

Пример последовательности действий, если предстоит подать иск по договору:

1. Внимательно прочтите Ваш договор и оцените его на предмет наличия в нем т.н. существенных условий. Применительно к разным видам договоров эти условия будут отличаться, но общим для всех договоров является условие о его (договора) предмете. Предмет отвечает на вопросы что? и сколько? Отсутствие существенных условий превращает договор в юридическое ничто, даже если Вы его подписали и скрепили печатями.
2. Далее выясните, содержит ли Ваш договор условие о направлении претензии, если да, то необходимо озаботиться о грамотном составлении претензионного письма с целью соблюдения претензионного (досудебного) порядка разрешения возникшего спора. Претензию лучше направить ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. При этом почтовую квитанцию, опись и уведомление нужно сохранить, в противном случае, суд, не увидев доказательств соблюдения претензионного порядка, оставит исковое заявление без рассмотрения и вернёт его Вам.
3. Стоит всё – таки узнать о состоянии дел Вашего ответчика. Для этого на  главной странице нашего сайта можно посетить картотеку ВАС РФ, где публикуются судебные акты возможно в том числе с участием Вашего оппонента. По полученным результатам у Вас может возникнуть желание предпринять меры обеспечительного характера с целью исполнения в перспективе решения суда.
4. Пишем иск, здесь лучше воспользоваться услугой профессионала, так как возможен риск того, что суд не поймёт, что же Вы хотели донести до него.
5. И главное, общий срок исковой давности составляет 3 года, а для отдельных видов обязательств он может составлять только один год. Именно в течение срока исковой давности, а не за его пределами следует проделать вышеописанные действия, в противном случае суд по заявлению ответчика откажет в удовлетворении Ваших требований.